Recientemente, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, ha aprobado el reglamento que establece los requisitos de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales (Reglamento Veri*Factu). Analizamos sus repercusiones para Empresas y profesionales.
El orígen de este reglamento es el artículo 29.2.j de la LGT, incorporado por la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que expone «la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad».
El art 201 Bis de la LGT, establece un desarrollo sancionador por la sola tenencia de software que no cumpla con los estándares tributarios, e incluso, permita la alteración de las facturas realizadas y emitidas. Factura emitida, queda para el mármol. Cualquier alteración de concepto o importes, será una factura nueva de abono o rectificación. El objetivo central es el desarrollo de las características de un sistema informático que resulte operativo y minimice los costes fiscales indirectos de esta medida para productores, comercializadores y usuarios, protegiendo la libre competencia de las soluciones tecnológicas empleadas.
Establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad, para garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Pone enfrente la normativa tributaria para que toda transacción comercial genere una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente, sin que sea posible la alteración posterior de tales anotaciones, y permitiendo, en su caso, la simultánea o posterior remisión de la información de los mismos a la Administración tributaria.
Como novedades:
- Prevé la posibilidad de que los obligados tributarios remitan por vía electrónica a la Administración tributaria, voluntaria y automáticamente, todos los registros de facturación generados en sus sistemas informáticos.
- Introduce una serie de modificaciones en el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, (R.D. 1619/2012, de 30 de noviembre), en los artículos 6 y 7, que se ocupan de los requisitos de las facturas completas y simplificadas, así, cuando se expidan utilizando los sistemas informáticos que desarrolla el nuevo reglamento deberá incluirse, el siguiente contenido:
- La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante QR; si la factura fuese electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el «QR».
- Estas facturas, incorporarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT.
- Se incorpora un nuevo apartado 4 al artículo 8 del R. D. 1619/2012, de 30 de noviembre. Conforme al cual, se presumirá acreditada la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura de acuerdo con los requisitos del Reglamento Veri*Factu mediante software acreditado.
Plazos de aplicación de la Normativa
El R.D. 1007/2023, de 5 de diciembre, entró en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOE; el 6 de diciembre de 2023, esto es, el 7 de diciembre de 2023. Pero, dado el desarrollo técnico que exigen y las medidas que contempla, se establecen plazos para que los distintos sujetos puedan adaptarse a las exigencias de la nueva norma:
- Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (empresas, empresarios, profesionales, etc.) deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
- Los productores y comercializadores de los mencionados sistemas informáticos, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo que se apruebe. Ahora bien, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025
Se prevé en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo, que estará disponible en la sede de la AEAT el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los «Sistemas de emisión de facturas verificables».
Requisitos y características de los sistemas o programas informáticos o electrónicos de facturación
El nuevo reglamento pretende regular los requisitos y especificaciones técnicas que debe cumplir cualquier sistema informático o electrónico que se utilice por quienes desarrollen actividades económicas, de acuerdo con la definición dada en la Ley del impuesto IRPF, cuando soporte los procesos de facturación de las operaciones correspondientes a su actividad; con el objetivo de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación, con la información sobre todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios, de acuerdo con lo previsto en el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria.
El Reglamento Veri*Factu aplica en todo el territorio nacional. En País Vasco y de Navarra, será de aplicación a los obligados tributarios, cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común.
Características de los Registros de Facturación
Los sistemas informáticos de facturación que se empleen deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de manera simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, con el contenido que especifica el artículo 10 del Reglamento Veri*Factu. Por ejemplo, y entre otra información, ese registro de facturación de alta deberá incluir:
- El NIF, nombre, apellidos, razón social o denominación del obligado a expedir la factura y del destinatario, si fuese también obligatorio.
- Número y serie de la factura;
- Fecha de expedición y la de las operaciones que se documentan, albaranes, etc. o si se ha recibido el pago anticipado, en su caso.
- Tipo de factura: completa o simplificada. En su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación del tipo de factura expedida.
- Descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- Régimen o regímenes a los efectos de IVA (u otros impuestos especiales territoriales como IGIC de Canarias o IPSI de Ceuta o Melilla).
- Indicación de si el destinatario es el sujeto pasivo (Art 84.1 LIVA).
- Base imponible de las operaciones, cuota de IVA (o del resto de impuestos territoriales)
- Tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados y la cuota del recargo de equivalencia, si aplica.
- Si la operación no se encuentra sujeta al IVA, indicación del motivo de su exención (facturas exportación extracomunitaria, regímenes y sectores exentos, etc); el importe que corresponde a dicha operación
- La fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.
Cuando se haya emitido una factura erróneamente o discrepante con el destinatario, será necesario que se genere un registro de facturación de anulación, con la información que especifica el artículo 11.2 del Reglamento Veri*Factu.
Se incorporan a los documentos emitidos dos elementos de seguridad para asegurar que no se alteren los registros de facturación una vez producidos: la huella o «hash» y la firma electrónica.
Conclusiones sobre la aplicación del Reglamento
- Se establece un formato y una estructura estandarizados para los registros de facturación, que deben contener la información detallada en el artículo 10 del reglamento, como los datos identificativos del emisor y del receptor, el número y la fecha de la factura, el tipo de factura, la descripción y el importe de las operaciones, el régimen y la cuota del IVA, y la fecha y hora exactas de la generación del registro.
- Se incorporan dos elementos de seguridad para asegurar que no se alteren los registros de facturación: la huella o hash, que es un código alfanumérico que identifica de forma única cada registro, y la firma electrónica, que es un conjunto de datos que garantiza la autenticidad e integridad del registro.
- Se prevé la posibilidad de enviar los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria en el momento de su producción, mediante el sistema Veri*factu, que facilita el cumplimiento tributario y la asistencia a los contribuyentes, ofreciendo la posibilidad de descargar las operaciones para la confección de los libros registro fiscales y los modelos tributarios.
- Se establece una infracción tributaria por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas, con una sanción de 150 euros por cada registro de facturación que no cumpla los requisitos, con un mínimo de 1.500 euros y un máximo de 150.000 euros.
- Se establece un plazo de adaptación de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación, que será de seis meses desde la entrada en vigor del reglamento, es decir, hasta el 7 de junio de 2024.